Datenschutzhinweis zur Aktualisierung Ihrer E-Mail-Adresse für den Empfang der E-Rechnung

Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Sie darüber aufklären, wie und zu welchem Zweck wir Ihre im Rahmen dieses Formulars mitgeteilten personenbezogenen Daten verarbeiten.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

EDEKA Foodservice Stiftung & Co. KG / HANDELSHOF KÖLN Stiftung & Co. KG
Viktoriastraße 26
51149 Köln

EDEKA Südwest Stiftung & Co. KG
Datenschutzbeauftragter
Edekastraße 1
77656 Offenburg

datenschutz.efs@edeka-foodservice.de

Im Rahmen der Aktualisierung Ihrer Kontaktdaten für den Empfang der E-Rechnung verarbeiten wir personenbezogene Daten zu folgenden, voneinander getrennten Zwecken:

3.1 Bereitstellung und Zusendung der E-Rechnung

Wir verarbeiten Ihre Kundennummer, Ihren Vor- und Nachnamen, den Namen Ihres Unternehmens sowie die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse, um Ihnen künftig Rechnungen im Rahmen der bestehenden Geschäftsbeziehung elektronisch als E-Rechnung zustellen zu können.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen), da die Zusendung von Rechnungen zur ordnungsgemäßen Abwicklung der bestehenden Liefer- bzw. Geschäftsbeziehung erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) in Verbindung mit den umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung im unternehmerischen Geschäftsverkehr (u. a. § 14 UStG i. V. m. dem Wachstumschancengesetz zur verpflichtenden Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich), da wir gesetzlich verpflichtet sind, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen bzw. zu übermitteln.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO), soweit Rechnungsdaten zu Nachweis- und Dokumentationszwecken gespeichert werden müssen.

Die Angabe der mit „*“ gekennzeichneten Pflichtfelder (Kundennummer, Vorname, Nachname, Firma, E-Mail-Adresse für E-Rechnungen) ist erforderlich, um Sie eindeutig zu identifizieren und die E-Rechnung zustellen zu können. Ohne diese Angaben können wir die elektronische Rechnungsstellung an Sie nicht durchführen.

3.2 Nutzung einer abweichenden E-Mail-Adresse für allgemeine Korrespondenz und Warenrückrufe

Sofern Sie freiwillig eine von der E-Rechnungs-E-Mail-Adresse abweichende E-Mail-Adresse für die allgemeine Korrespondenz sowie für Warenrückrufe angeben, verwenden wir diese, um Sie außerhalb der Rechnungsstellung zu kontaktieren, z. B. bei Rückfragen zu Bestellungen oder im Fall produktsicherheitsrelevanter Rückrufe.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), soweit die Kommunikation der Abwicklung der Geschäftsbeziehung dient.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), soweit die Kontaktaufnahme im Rahmen von Warenrückrufen erfolgt. Unser berechtigtes Interesse liegt hierbei in der Erfüllung produktsicherheitsrechtlicher Sorgfaltspflichten sowie der zeitnahen Information unserer Geschäftspartner über sicherheitsrelevante Sachverhalte.

Die Angabe einer abweichenden E-Mail-Adresse ist freiwillig.

3.3 Newsletter-Anmeldung

Wenn Sie das entsprechende Kästchen aktivieren, nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse zusätzlich, um Ihnen regelmäßig Informationen zu Produkten, Angeboten und Neuigkeiten der EDEKA Foodservice Stiftung & Co. KG per E-Mail zuzusenden.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Anmeldung zum Newsletter ist freiwillig und für die Zusendung der E-Rechnung nicht erforderlich.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder durch formlose Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

• Kundennummer
• Vor- und Nachname
• Firmenname
• E-Mail-Adresse für E-Rechnungen
• ggf. abweichende E-Mail-Adresse für Korrespondenz/Warenrückrufe
• ggf. Einwilligung zum Newsletter-Erhalt (Zeitpunkt und Umfang der Einwilligung)

Ihre Daten werden innerhalb der EDEKA Foodservice Stiftung & Co. KG ausschließlich an die für die Rechnungsstellung, Kundenverwaltung und, soweit einschlägig, für Warenrückrufe bzw. Newsletter-Versand zuständigen Fachbereiche weitergegeben. Zudem können folgende Empfänger Zugriff erhalten, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist:

• interne Organisationseinheiten wie z.B. die Verwaltungsgesellschaft „EDEKA Foodservice Handelshof Management GmbH“
• IT-Dienstleister und Anbieter der eingesetzten Rechnungs- und Kommunikationssysteme (als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO)
• ggf. Versanddienstleister für den Newsletter-Versand (als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO)

Eine Übermittlung an Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt, es sei denn, dies wird gesondert mitgeteilt.

• Rechnungsbezogene Daten werden entsprechend der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre gemäß § 257 HGB, § 147 AO) gespeichert.
• Daten zur allgemeinen Korrespondenz/Warenrückrufen werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Newsletter-Daten werden bis zu Ihrem Widerruf der Einwilligung gespeichert.

Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet im Rahmen dieser Verarbeitung nicht statt.